Email

Dati Tour Operator

e-mail operativo: dove ricevere le prenotazioni. È l'indirizzo principale da/a cui viene mandata la maggior parte della corrispondenza, viene usata come default, se presenti più indirizzi e-mail, separarli con "," o ";"
e-mail contabilità: indirizzo da/a cui vengono mandate email con record di prepayment, pagamenti in scadenza e check deposit account, oltre che in copia nascosta per l'invio automatico della lista arrivi. Viene dunque utilizzata per tutte le notifiche riguardanti aspetti contabili del sistema
email technical: campo facoltativo. Serve a comunicare l'indirizzo a cui far riferimento per questioni puramente tecniche
e-mail Commerciale: campo facoltativo
e-mail Pagamenti: email di chi riceve la notifica dei pagamenti, se non specificato viene usato e-mail contabilità
Mail di contabilizzazione/storno: indirizzo usato per l'invio di report su prenotazioni per i network
Email pagamenti ai fornitori: indirizzo per ricevere quotidianamente il riepilogo delle scadenze dei pagamenti (se il termine di pagamento non è associato ad alcun contratto verrà comunque mandata una mail a 0€)
Mittente mail con codici cliente: indirizzo da cui mandare le email di benvenuto ai clienti contenenti i codici di accesso al sistema (default: email operativo)
Mittente mail con codici supplier: indirizzi alernativi da cui mandare le email di benvenuto ai fornitori contenenti i codici di accesso al sistema (default: email operativo)

Mail Clienti

Obbligatoria per: permette di scegliere per quale status di prenotazione il sistema invia le notifiche ai clienti
Invia anche email per prenotazioni in stato "spedito/da inviare"
In copia a: campo facoltativo, inserire un'ulteriore indirizzo email che riceverà copia delle comunicazioni inviate al tour operator
In Copia all'owner: permette di scegliere per quale status di prenotazione il tour operator deve ricevere le notifiche, ciò è inibito se viene scelto Non mettere in copia l'owner nel tab Email di ogni singolo Cliente
Destinatario: permette di scegliere a quale indirizzo email inviare le notifiche delle prenotazioni:
- Utenti: la notifica viene inviata a chi sta effettuando la prenotazione nel sistema
- Clienti: la notifica viene inviata all'indirizzo email specificato nel tab email, campo e-mail operativo
- Utenti/Clienti: la notifica viene inviata a entrambi

Mail Supplier

In Copia all'owner: permettere di ricevere le notifiche fornitore in copia
In Copia a: campo facoltativo, inserire un'ulteriore indirizzo email che riceverà copia delle comunicazioni inviate al fornitore
Ricevuta di ritorno: campo facoltativo, invia una ricevuta di conferma lettura all'indirizzo email indicato
Mostra dettagli VCC solo in dettaglio booking:
- se selezionato, il sistema non invierà i dettagli VCC (Virtual Credit Card) via email ma saranno presenti solo nei dettagli del booking e nel tab Configurazione di un Fornitore già creato, la selezione "Mostra dettagli VCC solo in dettaglio booking", non sarà modificabile
- se non selezionato, il sistema invierà i dettagli VCC (Virtual Credit Card) anche via email purchè nel tab Configurazione di un Fornitore già creato, non sia selezionata la voce "Mostra dettagli VCC solo in dettaglio booking"

Mail Registrazione

Obbligatoria per: permette di scegliere quale mail di notifica di registrazione inviare al cliente
Mittente: permette di specificare da quale mittente proviene la mail di registrazione
In Copia all'owner: permette di ricevere notifica di registrazione dei clienti in copia all'indirizzo indicato in email operativo
In Copia a: indicare un eventuale altro indirizzo email che riceverà le notifiche di registrazion dei clienti in copia
Destinatario: permette di scegliere a quale indirizzo email inviare le notifiche delle prenotazioni:
- Utenti: la notifica viene inviata a chi sta effettuando la prenotazione nel sistema
- Clienti: la notifica viene inviata all'indirizzo email specificato nel tab email, campo e-mail operativo
- Utenti/Clienti: la notifica viene inviata a entrambi

Mail Registrazione

In Copia a

Report automatici: in questa sezione sono presenti i report automatici che possono essere attivati per diverse funzioni, sarà quindi possibile inserire degli indirizzi aggiuntivi a cui mandare questi report in copia e/o modificare il mittente. Se vengono inseriti più indirizzi email e necessario separarli con la virgola.

Exhausted call (exhausted_call): configurazione degli indirizzi email per l'invio di una mail di avviso al Fornitore quando una specifica data di un contratto diretto finisce la disponibilità
- Attivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazioni > selezionare Email fine disponibilità. Il servizio deve essere attivato anche nel contratto diretto, nelle Opzioni Avanzate di un contratto hotel invia email fine disponibilità a selezionare un Utente del Fornitore. Se non selezionato il servizio sarà disattivato per questo contratto.
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione sarà “E-mail operativo”
- Indirizzo Email: associato all’Utente del Fornitore selezionato nelle Opzioni avanzate del singolo contratto “Invia email fine disponibilità a” precedentemente creato, a cui si vuole inviare la notifica
- Invio email: automaticamente appena termina la disponibilità di una specifica data
Sollecito di pagamento (prepayment): configurazione degli indirizzi email per l'invio di sollecito pagamento di specifiche pratiche ad uno specifico Cliente
- Attivazione mail inviata manualmente dalla sezione: Gestione Pratiche > Pagamenti > Clienti. Cercare per pratica/prenotazione/cliente/data > una volta trovato, cliccando su “Seleziona”, apparirà un riquadro “INVIA MAIL”
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione sarà “E-mail contabilità” altrimenti “E-mail operativo” del Tour Operator
- Indirizzo Email: in questo riquadro potrete inserire l’indirizzo email a cui inviare il sollecito.
- Invio email: viene inviata immediatamente
Notifiche recupero password: configurazione degli indirizzi email per l'invio dell'email dopo la richiesta di recupero password
- Attivazione: durante la fase di accesso, se viene dimenticata la password, c’è la possiblità di recuperarla cliccando su “Hai dimenticato la password?”
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione sarà “E-mail operativo” del Tour Operator con mittente “noreply”
- Indirizzo Email: verrà richiesto l’inserimento del nome della società e la mail a cui si vuole inviare l'iter di recupero
- Invio email: viene inviata immediatamente
Solleciti pagamenti prenotazioni con check-in nel mese precedente: configurazione degli indirizzi email per l'invio dell'email di promemoria per il cliente con la lista delle prenotazioni (Pratiche) non ancora pagate con check in nel mese precedente.
- Attivazione: selezionare invio email di sollecito in Configurazione della scheda Cliente
- Mittente: “E-mail contabilità” Tour Operator
- Indirizzo Email: “E-mail contabilità” del cliente (non è possibile modificarlo)
- Invio email: il primo giorno del mese, alle 5 del mattino
Lista Arrivi: è possibile inviarla manualmente da Gestione Pratiche > Lista arrivi oppure viene inviata settimanalmente agli hotel con contratti diretti con la lista delle prenotazioni con check in nei successivi 10 giorni.
- Attivazione: selezionare Invio email lista arrivi in Configurazione dei Dati Tour Operator
- Mittente: se non specificato in questa sezione, sarà “noreply”
- Indirizzo Email: viene inviata all’indirizzo indicato nelle Opzioni Generali di un contratto diretto (non è possibile modificarlo) che ha generato le prenotazioni
- Invio email : report settimanale che viene inviato ogni Giovedì alle 9 am
Avviso di chiusura disponibilità: configurazione degli indirizzi email per il report giornaliero con le chiusure effettuate nel corso della giornata per ogni contratto. Per ogni data rilevata chiusa, verifica se le 4 date precedenti e le 4 date successive presentano una sequenza di 5 notti chiuse, per ogni sequenza di notti chiuse nello stesso contratto, invia la notifica al Tour Operator.
- Attivazione di default
- Disattivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazione > selezionare Disattiva email avviso chiusura disponibilità hotel
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione, “E-mail operativo” del Tour Operator
- Indirizzo Email: se non specificato diversamente in questa sezione e “E-mail operativo” Tour Operator
- Invio email: giornaliero
Mapping Channel Manager: configurazione degli indirizzi email per l'invio dell'email con il mapping per il channel manager che viene generato manualmente dall’icona “mappatura” del contratto diretto.
- Attivazione: dopo aver inserito un Contratto Diretto cliccare sull'icona Mapping Channel Manger sul riquadro “INVIA PDF VIA MAIL”
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è l' “E-mail operativo” del Tour Operator
- Indirizzo Email: qui si potrà inserire l’indirizzo email a cui inviare l’email
- Invio email: immediatamente, in allegato i PDF con i mapping
Booking in term of the penalty: configurazione degli indirizzi email per l'invio di una mail di riepilogo ai clienti con le pratiche che stanno per andare in penale. È attivabile per ogni cliente.
- Attivazione: Amministrazione > Clienti > Clienti, ricercare il cliente specifico e cliccare su “Modifica Dati". Scheda Configurazione > selezione su Inviare email booking in deadline e inserire il numero di Giorni invio email booking in deadline (se inserito 5 vuol dire che 5 giorni prima della deadline verrà inviata l’email di reminder al cliente)
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione, “E-mail operativo” del Tour Operator
- Indirizzo Email: “E-mail operativo” del Cliente
- Invio email: secondo la deadline della prenotazione e il numero di giorni inserito in Giorni invio email booking in deadline
Insufficient plafond alert (kalima): configurazione degli indirizzi email per l'invio dell'avviso di prenotazione rifiutata per credito insufficiente (non si crea la pratica)
- Attivazione: automatica per tutti i clienti con un impostato un Credito hotel
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è “noreply”
- Indirizzo Email: “E-mail contabilità” del Cliente
- Invio email: mail generata automaticamente quando una prenotazione viene rifiutata per credito insufficente
Abilita notifiche email per login falliti dei clienti: configurazione degli indirizzi email per l'invio dell'email di notifica al Tour Operator per segnalare i tentativi falliti di accesso al backoffice da parte dei propri clienti
- Attivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazioni > selezione su Abilita notifiche emali per login falliti dei clienti. Si potrà poi decidere se se includere i fallimenti per credenziali errate, per login fatto da nazione non autorizzata o entrambe
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è “noreply”
- Indirizzo Email: se non specificato diversamente in questa sezione è “E-mail operativo” del Tour Operator
- Invio email: il report parte tre volte al giorno : alle 9 am per mandare gli accessi falliti nelle precedenti 15 ore (ovvero dalle 18 del giorno precedente), alle 1 pm per mandare gli accessi falliti nelle precendenti 4ore, alle 6 pm per mandare gli accessi falliti nelle precedenti 5 ore
Invio del report dei contratti diretti attivi: configurazione degli indirizzi email per il report settimanale con allegato un file CSV contenente i dettagli sui contratti diretti attivi
- Attivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazione > selezione su Invio del report dei contratti diretti attivi
- Indirizzo Email: se non specificato diversamente in questa sezione, la mail arriverà all’indirizzo in “E-mail operativo” del Tour Operator
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione, la mail arriverà con mittente “noreply”
- Invio email: ogni lunedi alle 7 am
Avviso contratti flex in scadenza in giorni: configurazione degli indirizzi email per il report settimanale sui contratti flex che scadranno (oppure se sono sprovvisti di flex tariffe/allotment) nella settimana corrente (o, eventualmente, decidere la finestra temporale più appropriata)
- Attivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazioni > selezione su Avviso contratti flex in scadenza in giorni e poi inserire il numero dei giorni.
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è “noreply”
- Indirizzo Email: se non specificato diversamente in questa sezione, la mail arriverà all’indirizzo in “E-mail operativo” del Tour Operator
- Invio email: ogni lunedì alle 8 am
Report checkin del mese precedente configurazione degli indirizzi email per l'invio di email con tutti i checkin presenti per il Tour Operator nel mese precedente
- Attivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazioni > Report checkin del mese precedente
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è “noreply"
- Indirizzo Email: se non specificato diversamente in questa sezione è “E-mail operativo”
- Invio email: ogni 5 del mese alle 8.35 am, lista relativa relativa ai checkin del mese precedente
Autocancellazione servizi configurazione degli indirizzi email per l'invio di email automatica generata dall’attivazione dell’autocancellazione delle prenotazioni
- Attivazione: Amministrazione> Clienti > Clienti > ricerca specifico cliente. “Modifica dati” scheda Configurazione > selezione su Autocancellazione servizi
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è “noreply”
- Indirizzo Email: “E-mail operativo” del cliente
- Invio email: quando si attiva l’automatismo