Email

Dati Tour Operator

e-mail operativo: dove ricevere le prenotazioni. È l'indirizzo principale da/a cui viene mandata la maggior parte della corrispondenza, viene usata come default, se presenti più indirizzi e-mail, separarli con "," o ";"
e-mail contabilità: indirizzo da/a cui vengono mandate email con record di prepayment, pagamenti in scadenza e check deposit account, oltre che in copia nascosta per l'invio automatico della lista arrivi. Viene dunque utilizzata per tutte le notifiche riguardanti aspetti contabili del sistema
email technical: campo facoltativo. Serve a comunicare l'indirizzo a cui far riferimento per questioni puramente tecniche
e-mail Commerciale: campo facoltativo
e-mail Pagamenti: email di chi riceve la notifica dei pagamenti, se non specificato viene usato e-mail contabilità
Mail di contabilizzazione/storno: indirizzo usato per l'invio di report su prenotazioni per i network
Email pagamenti ai fornitori: indirizzo per ricevere quotidianamente il riepilogo delle scadenze dei pagamenti (se il termine di pagamento non è associato ad alcun contratto verrà comunque mandata una mail a 0€)
Mittente mail con codici cliente: indirizzo da cui mandare le email di benvenuto ai clienti contenenti i codici di accesso al sistema (default: email operativo)
Mittente mail con codici supplier: indirizzi alernativi da cui mandare le email di benvenuto ai fornitori contenenti i codici di accesso al sistema (default: email operativo)

Mail Clienti

Obbligatoria per: permette di scegliere per quale status di prenotazione il sistema invia le notifiche ai clienti
Invia anche email per prenotazioni in stato "spedito/da inviare"
In copia a: campo facoltativo, inserire un'ulteriore indirizzo email che riceverà copia delle comunicazioni inviate al tour operator
In Copia all'owner: permette di scegliere per quale status di prenotazione il tour operator deve ricevere le notifiche
Destinatario: permette di scegliere a quale indirizzo email inviare le notifiche delle prenotazioni:
- Utenti: la notifica viene inviata a chi sta effettuando la prenotazione nel sistema
- Clienti: la notifica viene inviata all'indirizzo email specificato nel tab email, campo e-mail operativo
- Utenti/Clienti: la notifica viene inviata a entrambi

Mail Supplier

In Copia all'owner: permettere di ricevere le notifiche fornitore in copia
In Copia a: campo facoltativo, inserire un'ulteriore indirizzo email che riceverà copia delle comunicazioni inviate al fornitore
Ricevuta di ritorno: campo facoltativo, invia una ricevuta di conferma lettura all'indirizzo email indicato
Mostra dettagli VCC solo in dettaglio booking: se spuntato, il sistema non invierà i dettagli VCC (Virtual Credit Card) via email ma saranno presenti solo nei dettagli del booking

Mail Registrazione

Obbligatoria per: permette di scegliere quale mail di notifica di registrazione inviare al cliente
Mittente: permette di specificare da quale mittente proviene la mail di registrazione
In Copia all'owner: permette di ricevere notifica di registrazione dei clienti in copia all'indirizzo indicato in email operativo
In Copia a: indicare un eventuale altro indirizzo email che riceverà le notifiche di registrazion dei clienti in copia
Destinatario: permette di scegliere a quale indirizzo email inviare le notifiche delle prenotazioni:
- Utenti: la notifica viene inviata a chi sta effettuando la prenotazione nel sistema
- Clienti: la notifica viene inviata all'indirizzo email specificato nel tab email, campo e-mail operativo
- Utenti/Clienti: la notifica viene inviata a entrambi

Mail Registrazione

In Copia a

Report automatici: in questa sezione sono presenti i report automatici che possono essere attivati per diverse funzioni, sarà quindi possibile inserire degli indirizzi aggiuntivi a cui mandare questi report in copia e/o modificare il mittente. Se vengono inseriti più indirizzi email e necessario separarli con la virgola.

Exhausted call (exhausted_call): configurazione degli indirizzi email per l'invio di una mail di avviso al Fornitore quando una specifica data di un contratto diretto finisce la disponibilità
- Attivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazioni > selezionare Email fine disponibilità. Il servizio deve essere attivato anche nel contratto diretto, nelle Opzioni Avanzate di un contratto hotel invia email fine disponibilità a selezionare un Utente del Fornitore. Se non selezionato il servizio sarà disattivato per questo contratto.
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione sarà “E-mail operativo”
- Indirizzo Email: associato all’Utente del Fornitore selezionato nelle Opzioni avanzate del singolo contratto “Invia email fine disponibilità a” precedentemente creato, a cui si vuole inviare la notifica
- Invio email: automaticamente appena termina la disponibilità di una specifica data
Sollecito di pagamento (prepayment): configurazione degli indirizzi email per l'invio di sollecito pagamento di specifiche pratiche ad uno specifico Cliente
- Attivazione mail inviata manualmente dalla sezione: Gestione Pratiche > Pagamenti > Clienti. Cercare per pratica/prenotazione/cliente/data > una volta trovato, cliccando su “Seleziona”, apparirà un riquadro “INVIA MAIL”
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione sarà “E-mail contabilità” altrimenti “E-mail operativo” del Tour Operator
- Indirizzo Email: in questo riquadro potrete inserire l’indirizzo email a cui inviare il sollecito.
- Invio email: viene inviata immediatamente
Notifiche recupero password: configurazione degli indirizzi email per l'invio dell'email dopo la richiesta di recupero password
- Attivazione: durante la fase di accesso, se viene dimenticata la password, c’è la possiblità di recuperarla cliccando su “Hai dimenticato la password?”
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione sarà “E-mail operativo” del Tour Operator con mittente “noreply”
- Indirizzo Email: verrà richiesto l’inserimento del nome della società e la mail a cui si vuole inviare l'iter di recupero.
- Invio email: viene inviata immediatamente
Solleciti pagamenti prenotazioni con check-in nel mese precedente: configurazione degli indirizzi email per l'invio dell'email di promemoria per il cliente con la lista delle prenotazioni (Pratiche) non ancora pagate con check in nel mese precedente.
- Attivazione: selezionare invio email di sollecito in Configurazione della scheda Cliente
- Mittente: “E-mail contabilità” Tour Operator
- Indirizzo Email: “E-mail contabilità” del cliente (non è possibile modificarlo)
- Invio email: il primo giorno del mese, alle 5 del mattino
Lista Arrivi: è possibile inviarla manualmente da Gestione Pratiche > Lista arrivi oppure viene inviata settimanalmente agli hotel con contratti diretti con la lista delle prenotazioni con check in nei successivi 10 giorni.
- Attivazione: selezionare Invio email lista arrivi in Configurazione dei Dati Tour Operator
- Mittente: se non specificato in questa sezione, sarà “noreply”
- Indirizzo Email: viene inviata all’indirizzo indicato nelle Opzioni Generali di un contratto diretto (non è possibile modificarlo) che ha generato le prenotazioni
- Invio email : report settimanale che viene inviato ogni Giovedì alle 9 am
Avviso di chiusura disponibilità: configurazione degli indirizzi email per il report giornaliero con le chiusure effettuate nel corso della giornata per ogni contratto. Per ogni data rilevata chiusa, verifica se le 4 date precedenti e le 4 date successive presentano una sequenza di 5 notti chiuse, per ogni sequenza di notti chiuse nello stesso contratto, invia la notifica al Tour Operator.
- Attivazione di default
- Disattivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazione > selezionare Disattiva email avviso chiusura disponibilità hotel
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione, “E-mail operativo” del Tour Operator.
- Indirizzo Email: se non specificato diversamente in questa sezione e “E-mail operativo” Tour Operator.
- Invio email: giornaliero
Mapping Channel Manager: configurazione degli indirizzi email per l'invio dell'email con il mapping per il channel manager che viene generato manualmente dall’icona “mappatura” del contratto diretto.
- Attivazione: dopo aver inserito un Contratto Diretto cliccare sull'icona Mapping Channel Manger sul riquadro “INVIA PDF VIA MAIL”
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è l' “E-mail operativo” del Tour Operator
- Indirizzo Email: qui si potrà inserire l’indirizzo email a cui inviare l’email
- Invio email: immediatamente, in allegato i PDF con i mapping
Booking in term of the penalty: configurazione degli indirizzi email per l'invio di una mail di riepilogo ai clienti con le pratiche che stanno per andare in penale. È attivabile per ogni cliente.
- Attivazione: Amministrazione > Clienti > Clienti, ricercare il cliente specifico e cliccare su “Modifica Dati". Scheda Configurazione > selezione su Inviare email booking in deadline e inserire il numero di Giorni invio email booking in deadline (se inserito 5 vuol dire che 5 giorni prima della deadline verrà inviata l’email di reminder al cliente)
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione, “E-mail operativo” del Tour Operator
- Indirizzo Email: “E-mail operativo” del Cliente
- Invio email: secondo la deadline della prenotazione e il numero di giorni inserito in Giorni invio email booking in deadline
Insufficient plafond alert (kalima): configurazione degli indirizzi email per l'invio dell'avviso di prenotazione rifiutata per credito insufficiente (non si crea la pratica)
- Attivazione: automatica per tutti i clienti con un impostato un Credito hotels
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è “noreply”
- Indirizzo Email: “E-mail contabilità” del Cliente
- Invio email: mail generata automaticamente quando una prenotazione viene rifiutata per credito insufficente
Abilita notifiche email per login falliti dei clienti: configurazione degli indirizzi email per l'invio dell'email di notifica al Tour Operator per segnalare i tentativi falliti di accesso al backoffice da parte dei propri clienti
- Attivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazioni > selezione su Abilita notifiche emali per login falliti dei clienti. Si potrà poi decidere se se includere i fallimenti per credenziali errate, per login fatto da nazione non autorizzata o entrambe
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è “noreply”
- Indirizzo Email: se non specificato diversamente in questa sezione è “E-mail operativo” del Tour Operator
- Invio email: il report parte tre volte al giorno : alle 9 am per mandare gli accessi falliti nelle precedenti 15 ore (ovvero dalle 18 del giorno precedente), alle 1 pm per mandare gli accessi falliti nelle precendenti 4ore, alle 6 pm per mandare gli accessi falliti nelle precedenti 5 ore
Invio del report dei contratti diretti attivi: configurazione degli indirizzi email per il report settimanale con allegato un file CSV contenente i dettagli sui contratti diretti attivi
- Attivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazione > selezione su Invio del report dei contratti diretti attivi
- Indirizzo Email: se non specificato diversamente in questa sezione, la mail arriverà all’indirizzo in “E-mail operativo” del Tour Operator
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione, la mail arriverà con mittente “noreply”
- Invio email: ogni lunedi alle 7 am
Avviso contratti flex in scadenza in giorni: configurazione degli indirizzi email per il report settimanale sui contratti flex che scadranno (oppure se sono sprovvisti di flex tariffe/allotment) nella settimana corrente (o, eventualmente, decidere la finestra temporale più appropriata)
- Attivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazioni > selezione su Avviso contratti flex in scadenza in giorni e poi inserire il numero dei giorni.
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è “noreply”
- Indirizzo Email: se non specificato diversamente in questa sezione, la mail arriverà all’indirizzo in “E-mail operativo” del Tour Operator
- Invio email: ogni lunedì alle 8 am
Report checkin del mese precedente configurazione degli indirizzi email per l'invio di email con tutti i checkin presenti per il Tou Operator nel mese precedente
- Attivazione: Gestione Utenti > Dati Tour Operator > Configurazioni > Report checkin del mese precedente
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è “noreply"
- Indirizzo Email: se non specificato diversamente in questa sezione è “E-mail operativo”
- Invio email: ogni 5 del mese alle 8.35 am, lista relativa relativa ai checkin del mese precedente
Autocancellazione servizi configurazione degli indirizzi email per l'invio di email automatica generata dall’attivazione dell’autocancellazione delle prenotazioni
- Attivazione: Amministrazione> Clienti > Clienti > ricerca specifico cliente. “Modifica dati” scheda Configurazione > selezione su Autocancellazione servizi
- Mittente: se non specificato diversamente in questa sezione è “noreply”
- Indirizzo Email: “E-mail operativo” del cliente
- Invio email: quando si attiva l’automatismo