Creazione Nuovo Contratto

Seguire il percorso: Amministrazione > Alberghi > Contratti e cliccare sul tasto Nuovo Contratto.

Si aprirà quindi l'Anagrafica del Contratto con le opzioni principali e le opzioni avanzate.

Opzioni principali:

• Nome: campo per inserire un’etichetta identificativa per riconoscere il contratto

• Buyer: scegliere il buyer precedentemente inserito

• Nazione/Città: localizzazione dell'hotel

• Hotel: è l'hotel al quale il contratto che stiamo creando si riferisce; cliccando sul pulsante Ottieni Contatti si può compilare automaticamente il campo E-mail con l’indirizzo inserito nell’Anagrafica dell’Hotel

• Channel Manager: se il contratto è gestito da un channel manager, quest'ultimo deve essere selezionato dal menu (andrà a gestire automaticamente Allotment, Tariffe, Min e Max Stay e Chiusure)

• Fornitori: è il fornitore con il quale è stato stipulato il contratto per l’hotel sopra inserito; cliccando sul pulsante “Ottieni Contatti” si compilerà automaticamente il campo E-mail con l’indirizzo inserito nell’Anagrafica del Fornitore

• E-mail: è l'indirizzo email che riceverà le notifiche su nuove prenotazioni, modifiche, cancellazioni

• Markup: indicare il markup che verrà applicato alle tariffe inserite (se necessario, potrà essere ridefinito in Tariffe). Una volta inserito un contratto, comparira il checkbox "Aggiorna tutte le tariffe" da selezionare nel caso in cui si debba variare il markup e applicare la variazione a tutte le tariffe già inserite. Si ricorda che le tariffe sono sempre inserite nette.

• Commissione: campo descrittivo, indica la commissione stabilita con l'albergo. Non avrà alcun effetto nel contratto, verrà indicato nel file di mapping e sarà utile al Channel Manager come riferimento per la compensazione dall'importo

• Categoria: indica la tipologia di contratto che si andrà ad inserire. Le categorie normalmente utilizzate sono:

  • FIT: per contratti diretti, allotment e tariffe sono gestiti manualmente nei relativi tab
  • FLEX: per contratti con channel manager, allotment e tariffe sono gestiti dal channel nei tab Allotment Flex (o Extra) e Tariffe Flex (o Extra)
  • FIT CM: per contratti con channel manager, gli allotment sono gestiti dal channel nel tab Allotment Flex (o Extra) e le tariffe sono gestite manualmente nel relativo tab
  • Per particolatri esigenze di categorizzazione esistono anche: NOT REF (comportamento come FIT), RACK (comportamento come FIT), FLEX CM (comportamento come FLEX), NOT REF CM (comportamento come FLEX)

• Tipo di camera (ctype): è la tipologia di camera che identifica anche il contratto stesso, esempio: "Standard Room", "Superior Room", ecc. Nel caso in cui una tipologia di camera non è presente, si può procedere in autonomia seguendo il percorso Amministrazione > Alberghi > Tipologie di contratti e aggiungere il nome del tipo camera desiderato nelle varie lingue. Il sistema mostrerà eventuali ctype già definiti il cui nome assomiglia al nuovo e si potrà scegliere se inserire comunque il nuovo ctype o meno. I ctype custom così definiti saranno utilizzabili con le stesse modalità dei ctype condivisi tra i sistemi.

• Trattamento: tipo di trattamento (pernottamento e colazione, mezza pensione, all inclusive, ecc)

• Tipo colazione: tipo di colazione (continentale, a buffet, ecc)

Opzioni avanzate:

• Numero di bambini: inserire il numero massimo di bambini (3+) che sono amessi con 1 adulto (singola), con 2 adulti (matrimoniale e doppia), con 3 adulti (tripla), con 4 adulti (quadrupla)

• Extrabed a conferma immediata ("si" default): permette di scegliere con "No" se la prenotazione con il letto aggiuntivo deve essere confermata prima che sia resa effettiva

• Età minima consentita: consente di impostare l'età minima richiesta per gli ospiti. Serve per far comparire la label "Adults Only"

• Età bimbi in ordine crescente: di default il sistema ordina i bambini per età crescente e quindi il primo bambino sarà quello con età più bassa. Se si deseleziona, il sistema ordinerà i bambini per età decrescende e di conseguenza la riduzione primo bambino verrà applicata al bimbo con età più alta

• Chiusure: serve per impostare l'interfaccia del fornitore: stabilisce se il fornitore può inserire chiusure solo per gli extra allotment (free sale only), per tutti gli allotment o può scegliere di volta in volta

• Rilascio: serve per inserire/cambiare il tempo di rilascio di tutte le camere in allotment, o di tutte le camere in free sales, o di entrambe

• Mapping allotments TSU: indica la tipologia di camera che viene associata alla doppia uso singola

• Min pax per stanza: se previsto, indica il numero minimo di passeggeri che possono soggiornare nella stanza

• Occupazione minima/massima STR: sono legate alla tipologia di camera STR e servono per definire occupazioni maggiori di 4 persone

• Vendi solo STR: per gestione del STR con occupazione minima di 1 (ad esempio per la gestione di appartamenti). Se selezionato scompare la prima riga delle opzioni avanzate e non esisterà più distinzione di occupancy nei tab coinvolti

• Ora di release: è l’orario del giorno di checkin da cui si calcolano le ore di release. Si prega di notare che: 00:00 è da intendersi come la mezzanotte del giorno stesso (quindi se impostato 00:00, il contratto NON sarà mai visibile con checkin il giorno stesso). Invece 24:00 è da interdersi come la mezzanotte del giorno successivo.

• Delta release (h): qui si definiscono le ore che vanno a sommarsi a quelle già inserite in Release; serve come tutela per il tour operator nel caso avesse dei giorni di chiusura (es. sab e domenica). In questo modo ha la possibilità di avere più tempo per gestire la pratica

• VCC: selezionare la Virtual Credit Card desiderata dal menu a tendina, precedentemente impostata previa comunicazione dei parametri col reparto tecnico

• Calcolo tariffe vengono definite le tariffe da considerare per il costo del soggiorno:

  • standard: ogni giorno ha la propria tariffa

    • Es: 1° giorno: 50, 2° giorno: 25, 3° giorno: 30
    • Totale soggiorno = 50+25+30

  • check-in: tutti i giorni hanno la tariffa del primo

    • Es: 1° giorno: 50, 2° giorno: 25, 3° giorno: 30
    • Totale soggiorno = 50+50+50
  • check-out: tutti i giorni hanno la tariffa dell'ultimo
    • Es: 1° giorno: 50, 2° giorno: 25, 3° giorno: 30
    • Totale soggiorno = 30+30+30

• Non visibile al CM: significa che il channel manager non vedrà le prenotazioni fatte su questo contratto via twoways

• Rinnovo automatico: se selezionato, sposta avanti la data di fine giorno per giorno

• Consenti freesale aggiuntivi: consente al sistema di aggiungere delle camere a quelle caricate nella sezione Flex allotment

  • con 1 camera in Flex Allotment ne aggiunge 1, totale disponibili 2
  • con 2 camere in Flex Allotment ne aggiunge 2, totale disponibili 4
  • con 3 o più camere in Flex Allotment ne aggiunge 3, totale disponibili 3 o +3

• Tariffa week-end Giorno di inizio: si può scegliere il giorno in cui si vuole fare iniziare il fine settimana

• Tariffa week-end Giorno di fine: si può scegliere il giorno in cui si vuole far terminare il fine settimana

• Minimum-stay week-end Giorno di inizio: è il primo giorno del fine settimana a scopo di soggiorno minimo

• Minimum-stay week-end Giorno di fine: è l'ultimo giorno del fine settimana a scopo di soggiorno minimo

• Lingue per le email di notifica: è la lingua nella quale verranno inviate al fornitore le notifiche

• Nascondi prezzi nelle mail al fornitore: evita che nelle notifiche al fornitore vengano inviati i prezzi della prenotazione

• Scala l'allotment in base all'occupancy: se selezionato, in caso di extra bed bambino, scala l'allotment dall'occupancy immediatemente successiva se presente (ad esempio: in caso di double + extra bed verrà scalato l'allotment dalla tripla se presente)

• Invia email fine disponibilità a: invia un'email all'utente del fornitore per notificare la fine della disponibilità a seguito di una prenotazione (una al giorno). È necessario abilitare il campo Email fine disponibilità nel tab Configurazione dei Dati Tour Operator. Si genererà un report di tipo Exhausted call.