Seguire il percorso: Amministrazione > Alberghi > Contratti e cliccare sul tasto “Nuovo Contratto”.
Si aprirà quindi l'Anagrafica del Contratto con le opzioni principali e le opzioni avanzate.
Opzioni principali:
Nome: campo per inserire un’etichetta identificativa per riconoscere il contratto
Buyer: scegliere il buyer precedentemente inserito
Nazione/Città: localizzazione dell'hotel
Hotel: è l'hotel al quale il contratto che stiamo creando si riferisce; cliccando sul pulsante “Ottieni Contatti” si può compilare automaticamente il campo E-mail con l’indirizzo inserito nell’Anagrafica dell’Hotel
Channel Manager: se il contratto è gestito da un channel manager, quest'ultimo deve essere selezionato dal menu (andrà a gestire automaticamente Allotment, Tariffe, Min e Max Stay e Chiusure)
Fornitori: è il fornitore con il quale è stato stipulato il contratto per l’hotel sopra inserito; cliccando sul pulsante “Ottieni Contatti” si compilerà automaticamente il campo E-mail con l’indirizzo inserito nell’Anagrafica del Fornitore
E-mail: è l'indirizzo email che riceverà le notifiche su nuove prenotazioni, modifiche, cancellazioni
Commissione: campo descrittivo, indica la commissione stabilita con l'albergo. Non avrà alcun effetto nel contratto
Categoria: indica la tipologia di contratto che si andrà ad inserire in relazione all'uso del channel manager. Le categorie normalmente utilizzate sono:
Tipo di camera (ctype): è la tipologia di camera che identifica anche il contratto stesso, esempio: "Standard Room", "Superior Room", ecc. Nel caso in cui una tipologia di camera non è presente, si può procedere in autonomia seguendo il percorso Admministrazione > Alberghi > Tipologie di contratti e aggiungere il nome del tipo camera desiderato nelle varie lingue. Il sistema mostrerà eventuali ctype già definiti il cui nome assomiglia al nuovo e si potrà scegliere se inserire comunque il nuovo ctype o meno. I ctype custom così definiti saranno utilizzabili con le stesse modalità dei ctype condivisi tra i sistemi.
Trattamento: tipo di trattamento (pernottamento e colazione, mezza pensione, all inclusive, ecc)
Opzioni avanzate:
Numero di bambini: inserire il numero massimo di bambini che sono amessi con un adulto (singola), con 2 adulti (matrimoniale e doppia), con 3 adulti (tripla), con 4 adulti (quadrupla)
Extrabed a conferma immediata (si default): permette di scegliere con "No" se la prenotazione con il letto aggiuntivo deve essere confermata prima che sia resa effettiva
Età minima consentita: consente di impostare l'età minima richiesta per gli ospiti
Età bimbi in ordine crescente: di default il sistema ordina i bambini per età crescente e quindi il primo bambino sarà quello con età più bassa. Se si deseleziona, il sistema ordinerà i bambini per età decrescende e di conseguenza la riduzione primo bambino verrà applicata al bimbo con età più alta
Chiusure: serve per impostare l'interfaccia del fornitore: stabilisce se il fornitore può inserire chiusure solo per gli extra allotment (free sale only), per tutti gli allotment o può scegliere di volta in volta
Rilascio: serve per inserire/cambiare il tempo di rilascio di tutte le camere in allotment, o di tutte le camere in free sales, o di entrambe
Mapping allotments TSU: indica la tipologia di camera che viene associata alla doppia uso singola
Min pax per stanza: da compilare solo nei casi di una gestione STR, indica il numero minimo di passeggeri che possono soggiornare nella stanza
Occupazione minima/massima STR: sono legate alla tipologia di camera STR e servono per definire occupazioni maggiori di 4 persone
Ora di release: è l’orario del giorno di checkin da cui si calcolano le ore di release
Delta release (h): qui si definiscono le ore che vanno a sommarsi a quelle già inserite in Release; serve come tutela per il tour operator nel caso avesse dei giorni di chiusura (es. sab e domenica). In questo modo ha la possibilità di avere più tempo per gestire la pratica
VCC: selezionare la Virtual Credit Card desiderata dal menu a tendina, precedentemente impostata previa comunicazione dei parametri col reparto tecnico
Calcolo tariffe: vengono definite le tariffe da considerare per il costo del soggiorno:
standard: ogni giorno ha la propria tariffa
check-in: tutti i giorni hanno la tariffa del primo
Non visibile al CM: significa che il channel manager non vedrà le prenotazioni fatte su questo contratto via twoways
Rinnovo automatico: se flaggato, sposta avanti la data di fine giorno per giorno
Consenti freesale aggiuntivi: consente al sistema di aggiungere delle camere a quelle caricate nella sezione Flex allotment
Tariffa week-end Giorno di inizio: definisce il giorno della settimana in cui inizia il fine settimana in Tariffe
Tariffa week-end Giorno di fine: definisce il giorno della settimana in cui termina il fine settimana in Tariffe
Minimum-stay week-end Giorno di inizio: è il primo giorno del fine settimana a scopo di soggiorno minimo
Minimum-stay week-end Giorno di fine: è l'ultimo giorno del fine settimana a scopo di soggiorno minimo
Lingue per le email di notifica: è la lingua nella quale verranno inviate al fornitore le notifiche
Nascondi prezzi nelle mail al fornitore: evita che nelle notifiche al fornitore vengano inviati i prezzi della prenotazione
Scala l'allotment in base all'occupancy: se selezionato, in caso di extra bed scala l'allotment dall'occupancy immediatemente successiva se presente (ad esempio: in caso di double + extra bed verrà scalato l'allotment dalla tripla se presente)